Schon eine Weile war absehbar, dass die Schreibtische der Aachener Kolleginnen und Kollegen nicht mehr lange in den bisherigen Büroräumen stehen werden. Das Gebäude war zu groß für uns, außerdem lief der Mietvertrag aus. Ein guter Zeitpunkt also, sich neu zu orientieren.

Im Februar fand ein Workshop statt, in dem wir uns ausgetauscht haben, welche Anforderungen unser idealer Standort erfüllen würde. Ob Aachen oder Umgebung geeignet wären und wie viel Platz wir brauchen.

Danach fing die eigentliche Arbeit an: Immobilien-Anzeigen wurden gewälzt und Büros besichtigt. Immer im Blick: die Lage, Ausstattung, Größe und natürlich auch die Kosten. Im Juni konnte der Mietvertrag für ein Büro in der Schurzelterstraße 25 in Aachen Laurensberg unterschrieben werden.

In Aachen hieß es ab dann Kartons packen, ausmisten, entscheiden, was wir mitnehmen und was weg kann. Sortieren, welche Bücher, Anleitungen und Zeitschriften noch gebraucht werden – es sammelt sich doch erstaunlich viel an in über 10 Jahren.

Über Aachen hinaus wurden Kolleginnen und Kollegen involviert. Die Einrichtung der neuen Räume wurde geplant: Wer soll wo sitzen, wie viele Plätze brauchen wir überhaupt? Welche davon fest und welche flexibel – viele von uns sind ja nicht jeden Tag in Aachen, sondern meistens in Kundenprojekten. Außerdem mussten ein Besprechungsraum, der Sozialraum und die Kaffeeküche bestückt werden. In enger Abstimmung mit Göttingen wurde die Infrastruktur der neuen Räume geplant und vorbereitet und mit Telefon- und Internetanbietern gesprochen. Und nebenbei verschiedenste Gruppen informiert, wann was passiert und wer was zu tun hat.

Als der Umzugstermin näher rückte, wurde es erst immer chaotischer und dann irgendwann ziemlich kahl: 50 Umzugskisten stapelten sich im Flur und die Büros wurden leerer. Büromaterial? Schon verpackt! Dein Postfach? Auch in einer Kiste – übermorgen wieder da. Am Tag vor dem Umzug war auch die Technik weg: Kisten mit Routern, Telefonen, Hubs und vielen Kabeln wurden in die neuen Räume gebracht, um dort wieder aufgebaut zu werden, bevor das Umzugsunternehmen kommt.

Bis das schließlich vor der Tür stand und alles in die neuen Räume transportierte, hatten einige Kolleginnen und Kollegen also viel zu tun. Und das Ergebnis zeigt – sie haben gut organisiert! Die neuen Räume sind schön und hell, alle wichtigen Möbel sind da, die Technik funktioniert und auch die Sitzsäcke im Sozialraum wurden schon probegesessen. Kleinkram findet wieder einen Platz: Die ersten Kalender hängen, die Bücher sind ausgepackt und auch die Postfächer sind wieder da.

Seit zwei Wochen sind wir jetzt in der Schurzelterstraße 25 zu finden und dabei, uns einzuleben. An der einen oder anderen Ecke ist noch etwas zu tun, aber wir haben den Umzug geschafft und es sieht schon ziemlich gut aus!

Alexandra BinderAutorin: Alexandra Binder (Leitung Change Management )